Kindergeburtstag: Ablauf und gelungene Zeitplanung

„Wie soll ich das alles noch rechtzeitig schaffen?“ Wenn der nächste Kindergeburtstag ansteht, geht damit oft eine stressige Partyplanung einher: Eltern werden plötzlich zu Eventmanager:innen! Befolge unsere Tipps für einen entspannten Ablauf des Kindergeburtstages – von der Einladung bis zum Partyende.

Rechtzeitig starten

Schon wieder ist ein Jahr um, und der nächste Geburtstag deines Kindes steht vor der Tür. Wann soll gefeiert werden, welches Motto passt und was musst du alles backen? Keine Panik! Mit der richtigen Zeitplanung organisierst du die Feier wie ein Profi.

Am besten greifst du direkt zu einem Kalender, besorgst Stifte und Listen als deine Helferlein für die nächsten Wochen. Wir geben dir Tipps für die Zeitplanung inklusive To-dos.

Noch fünf Wochen: Die Vorfreude beginnt

Die Planung beginnt idealerweise schon lange vor dem Geburtstag, damit du möglichst stressfrei für alle Aufgaben genügend Zeit hast. Sind es noch etwa fünf Wochen bis zum großen Tag, solltest du dir gemeinsam mit deinem Kind erste Gedanken zur Feier machen.

Überlegt euch gemeinsam ein Motto und eine Hauptaktivität für die Party und legt fest, ob ihr einen Ausflug machen, oder lieber zuhause feiern möchtet. Stellt euch außerdem die Frage: Soll die Party drinnen oder draußen stattfinden?

Insbesondere, wenn ihr einen Ausflug plant oder bestimmte Unterhaltungskünstler:innen anfragen möchtet, muss dies frühzeitig geschehen. Über das Thema und den Ort der Geburtstagsfeier bestimmt auch das vorhandene Budget. Lege im Vorhinein fest, wie viel Geld dir für das Event zur Verfügung steht.

Habt ihr schon das perfekte Motto gefunden, solltet ihr grob bestimmen, wie viele Kinder eingeladen werden. Das kann sich im Laufe der Zeit zwar noch ändern, doch es ist sinnvoll, eine maximale Gästezahl festzulegen. So läufst du nicht Gefahr, dass die Location am Ende überfüllt ist.

Die Gästeliste rechtzeitig zu bestimmen ist außerdem sehr nützlich für die Terminabsprache: Kontaktiere die Eltern der anderen Kinder, um einen geeigneten Tag zu finden, an dem möglichst viele Freund:innen zur Feier kommen können.

Natürlich könnt ihr euch vorher schon überlegen, ob die Party direkt am Kindergeburtstag unter der Woche stattfinden soll, oder ihr lieber bis zum Wochenende wartet und den Kindergeburtstag nachfeiert. Steigt der Kindergeburtstag am Sonntag, bietet sich der Vormittag als Veranstaltungszeit an, in der Woche ist der Nachmittag besser geeignet.

Ist der Termin abgesprochen, könnt ihr noch eine Dauer und Uhrzeit für die Feier festlegen. Geeignet sind meist zwei bis vier Stunden, je nach Alter der Kinder. Frage während der Terminplanung direkt nach Unterstützung – je mehr Kinder kommen, desto mehr Aufsichtspersonen sind gefragt.

Statt alles am Kindergeburtstag allein zu stemmen, könnt ihr Aufgaben unter den Erwachsenen aufteilen. Das wird dich enorm entlasten, und der gesamte Tag wird geordneter ablaufen.

Noch drei Wochen bis zum Kindergeburtstag: Wann einladen?

Die Vorfreude steigt, denn der große Tag rückt immer näher. Kommen wir also zum nächsten Planungsschritt für den gelungenen Kindergeburtstag: Uhrzeit, Motto und Gästeliste stehen bereits.

Dann könnt ihr jetzt mit der Gestaltung der Einladungen beginnen! Bastele sie gemeinsam mit deinem Kind und bringe alle wichtigen Informationen unter. Orientiert euch dabei am besten an unseren Tipps für Geburtstagseinladungen.

Fragst du dich, wann die Einladungen zum Kindergeburtstag verteilt werden sollten? Wir empfehlen dir, das spätestens zwei Wochen vor dem Termin zu tun. Eltern sollten genug Vorlaufzeit haben, um Geschenke zu besorgen und den Termin einzuplanen. Apropos Geschenke: Stelle dich darauf ein, dass viele Eltern dich jetzt nach Geschenkideen fragen werden.

Innerhalb der zwei bis drei Wochen, die dir für die Planung noch zur Verfügung stehen, solltest du dich nun detailliert um die Spiele und geplanten Aktivitäten kümmern – vor allem, wenn du eine Feier zu Hause planst und somit kein Programm vorgegeben ist. Nutze die Zeit außerdem für jegliche Bastelarbeiten.

Notiere dir für den Kindergeburtstag einen Ablauf, an dem du dich orientieren kannst. Sinnvoll ist es auch, jetzt eine umfangreiche Einkaufsliste zu schreiben. Beachte dabei folgende Besorgungen:

• Dekoration
• Essen und Getränke
• Ausstattung für Spiele
• Outfits für dich und dein Kind, die zum Motto passen
• Kleinigkeiten als Geschenk für die Gäste

Falls einzelne Dinge bestellt werden müssen, solltest du das jetzt tun, damit alles rechtzeitig ankommt.

Noch eine Woche: An alles gedacht?

Liegst du mit dem Kindergeburtstag im Zeitplan? Dann kannst du dich ein der letzten Woche entspannt um den Einkauf kümmern. Erledige alle Besorgungen und bereite schon mal die Giveaways für die Kinder vor. Es haben immer noch nicht alle auf eure Einladung geantwortet? Hake noch einmal nach, damit die Anzahl der Gäste feststeht.

Noch zwei Tage: Endspurt!

Die letzten Tage vor der Party sind besonders aufregend. Wird alles klappen wie geplant? Nutze die verbleibende Zeit, um das Essen vorzubereiten, alles pünktlich bereitzustellen und Zimmer herzurichten. Hol die Luftballons raus!

Lege dir außerdem Verkleidungen und Utensilien für geplante Spiele bereits zurecht, damit du zum Start alles parat hast. Für mehr Ordnung kannst du auch eine Sitzordnung am Esstisch festlegen.

Jetzt steigt die bunte Sause

Der Tag, um den sich wochenlang alles gedreht hat, ist gekommen. Wir haben für den Kindergeburtstag einen Ablauf als Liste zur Orientierung zusammengetragen. Es ist jedoch überhaupt nicht schlimm, wenn der Tag nicht genau nach Plan verläuft. Hauptsache, die Kinder haben Spaß und das Geburtstagskind geht abends mit einem Lächeln ins Bett.

1. Die Gäste werden zur abgemachten Uhrzeit zum Kindergeburtstag eintreffen. Kümmere dich nach der Begrüßung zunächst um ihre Garderobe und kläre, wo sich Toiletten befinden.
2. Stelle die Geschenke beiseite und überbrücke eventuelle Wartezeit mit einer kleinen Beschäftigung wie Malen oder Basteln.
3. Sind alle Kinder eingetroffen, kannst du entweder mit dem Kuchenessen oder mit dem Auspacken aller Geschenke beginnen, bevor es ans Spielen geht.
4. Jetzt kann es mit geplanten Spielen losgehen! Sei hierbei trotzdem flexibel. Wenn die Kinder gerade viel mehr Spaß am freien Spielen haben, solltest du dich nicht krampfhaft an den ursprünglichen Plan halten. Ziel ist, dass die Kids eine schöne Zeit miteinander verbringen.
5. Wenn du zeitaufwendige Aktivitäten wie eine Schatzsuche geplant hast, wird die Zeit im Trubel verfliegen, sodass es schon bald Zeit für das Essen ist.
6. Zum Abschied bekommen die Kinder noch ihre vorbereiteten Giveaways.

Inspiration für deine Party

Jetzt weißt du, wie du einen Kindergeburtstag am besten planst. Bereit, die Tipps direkt umzusetzen? Wage dich an eine Weltraum-Mottoparty und finde Rezeptideen für Geburtstagskuchen.

Titelbild von Mikhail Nilov auf Pexels